【後編】AIを活用したOCRでビジネス文書作成。識字革新!『高精度OCRによる業務改善で働き方改革へ』

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レオパレス21がAI inside株式会社との協業によって導入した、AI(人工知能)活用の文字認識システム「Intelligent OCR」。
前編ではその導入の狙いやシステムの特徴などを伺いました。後編では引き続き、賃貸事業部賃貸業務課の鈴木豊次長と賃貸業務部保険業務課の長谷川一弘課長代理、和田博美氏に、「Intelligent OCR」の導入のメリットや今後活用が期待できる業務領域などについて伺います。

「Intelligent OCR」の導入は働き方改革にもつながる

Q:「Intelligent OCR」を導入したことで、どのようなメリットがもたらされますか。

和田:「Intelligent OCR」の導入によりPDF化することで、事務所内の書類の保管場所の省スペース化につながっていくと思います。入力業務を長時間続けていると、単純作業のためヒューマンエラーが起こりやすくなるので、それを避けることもできます。また、保険金の支払いの遅れの原因とならないように、保険会社には速やかに通知しなければなりません。今は時短勤務中ということもあり、時間との闘いですが、たいへん役に立っています。

長谷川:データベース化によって、倉庫に書類を移動させるまでの期間が短縮でき、事務所スペースをより有効に使えると思います。

鈴木:事務所での書類の保管は漏洩のリスクがあり、倉庫保管のほうがセキュリティに優れ、個人情報保護の面でも安全です。

Q:レオパレス21で推進している「働き方改革」につながる部分もありますか。

長谷川:「Intelligent OCR」の導入でデータベース化できることによって、テレワークも可能になってくると思います。

和田:時短勤務をしているので、業務時間の短縮が出来、それが自分の仕事の範囲を拡げることに繋がっていて働き方改革を実践している実感があります。また、私はテレワークの制度が出来たので積極的に活用していきたいと思っています。社外持ち出し禁止の個人情報が記載された書類も、「Intelligent OCR」なら現物を使わずに不備チェックが出来るので、テレワークに即していると思います。

OCRのさらなる活用で業務改善へ

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Q:「Intelligent OCR」に、今後、どういった機能が追加されることを期待していますか。

長谷川:今回導入したのは入居者様の情報ですが、オーナー様を対象とした保険業務の取り扱いについても、活用に向けて準備中です。今後は保険の業務全般に範囲を広げて利用していけるのではないかと考えています。また、保険の変更依頼書に関しても、現在は保険会社に提出するデータは「Intelligent OCR」によってデータベース化されたものを使用していますが、弊社の基幹システムに入力する作業が残っています。ゆくゆくは基幹システムにも活用できるようにする方向で検討中です。

和田:現状でも作業時間の大幅な短縮が行えていますが、CSV化されたデータをチェックする仕事は残っています。ダブルチェック機能や自動修正機能など、後の作業をより簡素化する機能があると、いっそうの業務改善につながっていくのではないかと思います。

長谷川:そうですね。今は90%超えていますが、1度読み込めなかったものでも、別のシステムで再度読み込むなど、100%に精度が近づいていくと良いと考えています。チェックに掛かる時間を、現状では後回しになっている業務のための時間に充てたいですね。

「電子化」と「OCR」、2本柱でESの向上も目指す

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Q:「Intelligent OCR」は今後、どういった領域への活用が考えられるでしょうか。

長谷川:保険業務課が展開している「保険 OPEX プログラム」のアンケート集約に「Intelligent OCR」が活用できるのではないかと考えています。入居者様へのアンケートにも活用できそうですね。

和田:改善の過程で分かったことですが、書式が統一されているものには、「Intelligent OCR」を導入し易いようです。全社で考えると、例えば新人研修などのアンケート集計にも活用できるかと思います。

鈴木:契約業務は電子化が進められていますが、家賃の引き落としのための口座の登録業務など、現状、紙ベースで行われている作業が削減できると、現場では営業に注力できます。「Intelligent OCR」の導入によりデータベース化したものは、属性の統計化に利用できると、情報をつかむのにも活用しやすいと考えています。
保険業務課でいち早く導入し、賃貸営業の入居者情報の登録に利用してましたが、今後は他の部署でも利用可能な業務への導入を拡大させる予定です。弊社では契約の電子化も推進していますので、今後は電子化できるものは電子化する、紙をなくせないものはOCRを活用するという2本の柱で業務を改善していく方向です。さらにそうした業務改善を通じ、ES(従業員満足度)の向上につなげていくことで、働きやすい環境を整えていきたいですね。

<プロフィール>
株式会社レオパレス21
賃貸事業部 賃貸業務部
次長
鈴木豊

1992年入社。
キューブ事業部(現賃貸事業部)のレオパレスセンター配属。
1年間営業を経験後本社へ異動。
賃貸営業の業務部門にて営業現場のサポート業務に携わり、現在に至る。
2016年より業務部統括責任者として営業現場のサポート及び業務改善・人材育成に取り組む。

株式会社レオパレス21
賃貸事業部 
賃貸業務部 保険業務課
課長代理
長谷川 一弘

2000年 保険業務課入社
以後、保険政策全般に携わりプレーイングマネージャーとして事務方トップであり業務改善責任者を兼務。

株式会社レオパレス21
賃貸事業部 
賃貸業務部 保険業務課
和田 博美

2007年 保険業務課入社
以後、結婚、二人の出産を経験しワークライフバランスを実践。
2017年7月 短時間勤務を推し進め一部業務をテレワークに移行。


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